Im Zeitalter der Digitalisierung: Anforderungen an eine moderne Gemeinde-IT

Der digitale Wandel ist allgegenwärtig und nimmt zunehmend Einfluss auf unseren Arbeitsalltag. Immer mehr Arbeitsprozesse werden digitalisiert und auf sinnvolle Art und Weise miteinander verbunden. Ziel der Digitalisierung ist es, sämtliche Prozesse, vom Eingang bis hin zur Archivierung, ohne Medienbruch ablaufen zu lassen und somit eine Effizienzsteigerung zu erreichen.

Aktuelle Studien wie der Media Use Index 2018 zeigen, dass mobile Dienstleistungen vermehrt und stärker genutzt werden. Laut einer US-Smartphone-Studie von Forrester Research liegt die durchschnittliche Zahl der Apps, die ein Smartphone-Nutzer regelmässig verwendet, bei fünf. Pro Monat nutzt ein durchschnittlicher User zwar 24 Apps, aber 80 Prozent der Smartphone- App-Zeit wird mit fünf Apps verbracht.

Mein persönliches Fazit aus dieser Studie ist, dass wir demnach nicht eine Vielzahl digitaler Geschäftsprozesse realisieren, sondern uns auf die wesentlichen und wirklich relevanten konzentrieren.

Digitale und medienbruchfreie Geschäftsprozesse, die Ihrer Organisation und Ihren Kunden einen echten Mehrwert bieten – also eine Win-win-Situation mit sich bringen. Folglich soll nicht immer nur die Quantität, sondern auch die Qualität ins Auge gefasst werden, um sinnvolle und nachhaltige digitale Geschäftsprozesse entstehen zu lassen.

Die aktuelle Studie eGovernmnet Monitor 2018 besagt, dass E-Government nicht mehr so häufig an der Unbekanntheit der Online-Angebote wie früher scheitert. Öffentlichkeitsarbeit zahlt sich also aus. Dennoch kennen noch etwa 40 Prozent der Befragten die Online-Verwaltung nicht. Daher müssen wir weiterhin intensiv über die Online-Angebote informieren. Dass nun vor allem Mängel im Service (Undurchschaubarkeit der Onlinedienste, unzureichende Hilfestellungen) die E-Government-Nutzung behindern, sollte die Verwaltungen zu mehr Online-Nutzerfreundlichkeit motivieren. Zwar sind die Datenschutzbedenken zurückgegangen, aber gerade bei den über 55-jährigen Nutzern nicht ausgeräumt. Wenn diese häufig zu wenig wissen, was mit ihren Daten beim E-Government passiert, ist das ein klarer Auftrag an die Verantwortlichen, Vertrauen durch intensive Aufklärung über die Datennutzung zu gewinnen.

«Hauptbarrieren bleiben mangelnde Bekanntheit, fehlende Verfügbarkeit oder Durchgängigkeit und undurchschaubare Strukturen von Online-Behördendienstleistungen»
Prof. Dr. Wilfrid Bernhardt

Neben der Öffentlichkeitsarbeit bedingt es aber auch Anforderungen an die IT-Plattform, damit die Digitalisierung vorangetrieben werden kann. Die Softwareplattformen müssen 24h / 7 Tag verfügbar sein und medienbruchfreie Anbindungen unter den verschiedenen Fachanwendungen innerhalb der Verwaltung ermöglichen. Schnittstellen bedingen einer guten Abstimmung und setzen neue Technologien wie Webservices voraus. Nationale Projekte wie z.B. der E-Umzug fördern das Bewusstsein der Bevölkerung für digitale Geschäftsprozesse. Die Services müssen mobil, einfach und intuitiv den End User zur Verfügung gestellt werden – nur so kann die Win-Win Situation zwischen Verwaltung und den Bürgerinnen und Bürger erfolgreich erreicht werden.

Konzentrieren Sie sich auf Kernprozesse die Sie Schritt für Schritt in die Digitalisierung überführen können – nicht immer ist die Quantität zielführend. Sehen Sie die Digitalisierung als Chance für eine Veränderung, aber auch als Hilfsmittel um Ihre Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Gehen Sie das Projekt aktiv an und machen Sie es zum Gesprächsthema innerhalb der Verwaltung.

Sensoren melden dem Autofahrer freie Parkplätze, Abfallkübel signalisieren, dass sie geleert werden müssen, und die Strassenbeleuchtung steuert sich selber: In einer intelligenten Stadt – einer Smart City – steigern digitale Technologien die Kosten- und Ressourceneffizienz. Eine treibende Kraft sind oftmals Grossunternehmen und Verwaltungen. So unterstützt beispielsweise die Europäische Union zahlreiche Projekte, die in Zusammenarbeit mit grossen Technologiefirmen erfolgen. Allerdings zeigen Studien: Smart-City-Projekte können erfolgreicher umgesetzt werden, wenn ein partizipativer Ansatz die Stadtbewohner mit einbezieht. Auch in der Schweiz wollen immer mehr Städte smart werden. Bereits haben grössere Städte in der Schweiz wie die Stadt Zürich oder die Stadt Winterthur sich dieser Vision aktiv angenommen.

Kennen Sie die heutigen Möglichkeiten und wissen Sie, was Sie wie, wo und mit welchen Tools digitalisieren und archivieren können? Kennen Sie die jeweiligen Richtlinien in Bezug auf die digitale Archivierung? Können Sie sich vorstellen, was die digitale Zukunft bringt und wie Sie diese Themen angehen müssen?

Mit unseren Lösungen sind wir bereits heute in der Lage, solche Prozesse für Sie zu realisieren und umzusetzen. Als IT-Dienstleister ist es unsere Passion, stetig die Innovation voranzubringen und Sie bei neuen digitalen Herausforderungen als kompetenter und zuverlässiger Partner zu unterstützen.