Tipps & Tricks

Tipps für die Anschaffung einer neuen Abrechnungs- und ERP-Lösung

Ein Beitrag von Patrik Hegelbach am 09. November 2018
Lesedauer: ca. 3min
Verwaltungsgebäude der Gemeindewerke Erstfeld
Verwaltungsgebäude der Gemeindewerke Erstfeld

Mit 25 Mitarbeitenden und 3‘200 Messstellen versorgen die Gemeindewerke Erstfeld (GWE), 3‘800 Einwohner mit Strom und Wasser und betreiben ein kleines Fernwärmenetz. Die Dienstleistungsabteilung umfasst neben der klassischen Elektroinstallation auch eine Abteilung für den Handel mit und die Montage von Solaranlagen.

Die GWE sind in der Schweiz einer der grössten Produzenten von naturemade star und produzieren in den drei zertifizierten Wasserkraftproduktionsanlagen durchschnittlich über 30 Mio. kWh ökologisch hochwertigen Strom. Die GWE arbeiteten über 30 Jahre lang mit der Abrechnungs- und ERP-Lösung GeSoft, für die Haushaltinstallationskontrolle (HIK) mit Brunner und für die Installationsabteilung mit dem System Messerli.

Die GWE entschieden sich im Jahr 2015, die Fachapplikationen is-e und Abacus einzuführen und somit nach über 30 Jahren die bestehende Software abzulösen. 

Projektumfang

Die Softwarelösung is-e wird für die Bereiche Adressen, Objekte, Fakturierung und Haushaltinstallationskontrolle eingesetzt. Für den Bereich Finanz- und Rechnungswesen wird die Softwarelösung Abacus mit den Applikationen Finanzbuchhaltung, Debitoren-, Kreditoren- (inkl. Scan- und Visierungsfunktion), Lohn- und Anlagenbuchhaltung genutzt. Der Bereich Installation resp. die Abrechnungen für die geleisteten Arbeiten, werden weiterhin im System von Messerli verarbeitet, welches mittels Schnittstelle ans Abacus AbaProject angebunden ist. Über diverse Schnittstellen werden unter anderem die Debitoren direkt ins Abacus übergeben. Die Adressen werden von der zentralen is-e-Subjektverwaltung bezogen.

Seit der Einführung vor drei Jahren wurden die Fachapplikationen weiter ausgebaut. So können die Erstfelder-Kunden ihre Rechnungen elektronisch empfangen. Auch die GWE empfangen die Kreditoren in digitaler Form, welche direkt verbucht und in den vordefinierten Visumsprozess weitergegeben werden. Mit diesen und weiteren Funktionen im Abacus (Erweiterungen im Lohn, Einführung Fremdwährung) erhielten die GWE den Innovationspreis 2018 von Abacus. Aber auch das is-e wurde ergänzt. Dies zum Beispiel mit der Option Produktionsanlagen.

Rückmeldung vom Projektleiter

Christoph Grepper
Christoph Grepper
Projektleiter und Leiter
Finanzen der
Gemeindewerke Erstfeld

Weshalb haben sich die GWE für die Lösung der Talus Informatik AG entschieden?
Die GWE hatten sich im Voraus für die Produktekombination Abacus/is-e entschieden und haben dann in einem Ausschreibungsverfahren die Talus Informatik AG als Implementationspartner evaluiert. Die GWE wollten nicht nur einfach ein neues Werkzeug erhalten, sondern sich bereits in der Implementationsphase tief mit den einzelnen Lösungen und Möglichkeiten befassen; dies mit entsprechendem personellem Aufwand und einem grossen Eigenleistungsanteil seitens GWE. Die Talus Informatik AG hat dieses Bedürfnis in der Ausschreibungsphase am besten erkannt und den GWE einen entsprechenden Projektplan vorgelegt.

Welches waren die grössten Hindernisse, Herausforderungen bei der Einführung?
Zusammen mit den Verantwortlichen der Talus Informatik AG, hatte ich den Projektablauf und meine Ressourcen gut geplant und erwartete da eigentlich keine Hindernisse. Durch den plötzlichen Tod des Leiters Finanzen & Administration musste ich jedoch mitten in der operativen Inbetriebnahme der neuen Software auch das Tagesgeschäft übernehmen. Dabei den Fokus nicht zu verlieren und die Prozesse im Überblick zu behalten, war definitiv die grösste Herausforderung in diesem Projekt.

Eine weitere Herausforderung, die ich rückblickend wohl nicht mehr so planen würde, war der parallele Betrieb des alten und des neuen Systems während dreier Monate.

In der Zeit zwischen Oktober bis Dezember 2015 verrechneten wir die Schlussrechnungen jeweils aus Abacus/is-e, während alles andere noch über GeSoft abgewickelt wurde. Die Abstimmungsarbeiten waren enorm aufwendig und leider mussten im Nachhinein auch etliche Rechnungen korrigiert werden.

Welche Tipps bzw. Hinweise können Sie anderen Energieversorgern geben, die eine neue Abrechnungs- und ERP-Lösung anschaffen wollen?
Jeder Betrieb, der eine Abrechnungs- und ERP-Software einführen will, muss sich bewusst sein, dass sehr viel Zeit und personelles Engagement erforderlich sind, um die eigenen betrieblichen Verhältnisse korrekt abbilden zu können. Wir haben wiederholt festgestellt, dass wir zuerst unsere eigenen Prozesse analysieren mussten, bevor wir die Lösung korrekt implementieren konnten. Die Gefahr, in solchen Fällen eine «Standardlösung» zu wählen oder «später» zu definieren, wie das genau gemacht werden soll, ist immer vorhanden und je nach Zeitdruck sogar sehr gross. Diesen Fehler sollte man meines Erachtens aber auf keinen Fall machen; diese Details können schlussendlich entscheidend sein, ob die Funktionalität der neuen Software später auch wirklich genutzt werden kann.

Der Tipp lautet also: Genügend eigene Ressourcen einplanen. 

Die eigenen fachlichen und personellen Ressourcen werden während der gesamten Bearbeitungszeit von rund einem Jahr immer wieder benötigt, und dies neben dem Tagesgeschäft. Wir haben intern mindestens gleich viele Stunden aufgewendet wie die Talus Informatik AG. Natürlich kann ein solches Projekt auch mit weniger Eigenleistung realisiert werden. Ich bin jedoch der festen Überzeugung, dass es dann bei der Realisierung erheblich mehr kostet und nicht zum gleichen Resultat führt.

Die GWE haben mit der Talus Informatik AG einen Partner für eine zielgerichtete Zusammenarbeit in unserem Sinn gefunden. Die involvierten Personen haben einen sehr guten Job gemacht und uns auch gut beraten, wenn es darum ging, unsere Anforderungen mit bewährten Lösungen zu erfüllen.

Planen Sie ebenfalls die Anschaffung einer neuen Abrechnungs- und ERP-Software? Wissen Sie wie viel Zeit ein solches Projekt in etwa in Anspruch nimmt? Finden Sie es heraus, mit dem Musterprojektplan am Beispiel der Gemeindewerke Erstfeld.

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