Digitalisierung

Cleveres Vorlagenmanagement

Ein Beitrag von Daniel Hungerbühler am 17. März 2020
Lesedauer: ca. 5min

Gemeinde- und Stadtverwaltungen vertrauen auf OneOffixx

OneOffixx ist die branchenführende Vorlagensoftware für Gemeinde- und Stadtverwaltungen und unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit mit Microsoft Office.

Zentrale Vorlagenverwaltung

OneOffixx dient dem Nutzer als zentrale Applikation für sämtliche Vorlagen. Eine übersichtliche Gliederung und das intuitive Design ermöglichen ein rasches Auffinden der gewünschten Inhalte. Vorlagen werden den entsprechenden Abteilungen und Standorten mittels bestehender Windows-Berechtigungen zugewiesen. Eine verwaltungsweite Synchronisation aller Vorlagen ist durch OneOffixx sichergestellt.

Die praktische Eingabemaske führt den Nutzer durch alle Prozesse, die bei der Erstellung der Office-Dokumente notwendig sind. Dafür benötigte Dokument-Parameter lassen sich massgeschneidert auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. OneOffixx ist ausserdem unabhängig von der Office-Version, 64-Bit-fähig und als eigene Registerkarte nahtlos in Office integriert.

Der OneOffixx-Client mit geöffneter Eingabemaske
Der OneOffixx-Client mit geöffneter Eingabemaske

Personalisierte und einheitliche Dokumente

OneOffixx sorgt dafür, dass Office-Dokumente auf Grundlage der internen Vorgaben für Formatierungen und Inhalte korrekt erstellt werden. Individuelle Benutzerprofile sorgen dafür, dass Dokumente beim Öffnen einer Vorlage personalisiert werden. Textbausteine erleichtern das Verfassen von wiederkehrenden Textinhalten. Es steht eine Unterschriftenregelung zur Verfügung.

Die OneOffixx-Registerkarte in Word mit geöffnetem Textbaustein-Bereich
Die OneOffixx-Registerkarte in Word mit geöffnetem Textbaustein-Bereich

E-Mail-Signaturen und -Kampagnen in Outlook

Mit OneOffixx erhalten Benutzer zudem eine zentrale Applikation für die Steuerung von E-Mail-Signaturen und -Kampagnen. Die Signatur wird einmalig in den benötigten Sprachen erstellt. OneOffixx verteilt und personalisiert diese automatisch. Auch E-Mail-Kampagnen lassen sich einfach erstellen, priorisieren und zeitgesteuert aufschalten. Textbausteine stehen ebenfalls zur Verfügung.

Die OneOffixx-Registerkarte in Outlook mit geöffnetem Textbaustein-Bereich
Die OneOffixx-Registerkarte in Outlook mit geöffnetem Textbaustein-Bereich

Integration Ihrer Fachapplikationen

Ihre bewährten Fachapplikationen, wie z.B. CMI, nest oder KLIBnet, lassen sich mit OneOffixx integrieren. Der Benutzer kann Daten, wie z.B. Adressen, über den OneOffixx-Empfängerdialog direkt von der Fachapplikation beziehen und in das Dokument einfügen. Es ist auch möglich, dass die Fachapplikation OneOffixx selbstständig aufruft und anweist, ein Dokument mithilfe der übermittelten Daten zu erzeugen.

Wirtschaftlichkeit drei Monate nach Einführung

Studien belegen, dass bereits drei Monate nach Einführung einer Vorlagensoftware Wirtschaftlichkeit gegeben ist. Dies wird durch Erhöhung der Produktivität, Qualität und Zeitersparnis erreicht, was wiederum in einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit resultiert.

Die Gemeinde Biberist vertraut auf OneOffixx

Biberist ist eine urbane Gemeinde in der Aglomeration zu Solothurn und zählt momentan gegen 9'000 Einwohnerinnen und Einwohner. Die Gemeindeverwaltung zeigt sich sehr offen und innovativ gegenüber neuen IT-Anwendungen und hat schon bei verschiedenen neuen Applikationen oder Apps eine Vorreiterrolle im Kanton Solothurn übernommen.

Rückmeldung von Andreas Schöffler

Andreas Schöffler
Andreas Schöffler
IT-Verantwortlicher
der Gemeinde Biberist

Warum hat sich die Gemeinde Biberist entschieden, eine Software für das Vorlagenmanagement einzuführen?

Die Verwendung von Vorlagen erfolgte individuell, d.h. viele User haben sich die benötigten Vorlagen zusammengesucht und in ihrem persönlichen Laufwerk gespeichert. Andere wiederum haben bestehende Dokumente überschrieben und dies führte dazu, dass nicht mehr alle Dokumente, bei der Suche nach Informationen, aufgefunden werden konnten. Dazu kam, dass nicht jedes Dokument den CI/CD-Vorgaben der Gemeinde entsprochen hat und z.B. Briefköpfe oder auch das Layout der Absenderadressen unterschiedlich verwendet wurden.

Mit welchen Herausforderungen haben Sie sich während dem Projekt intern auseinandergesetzt?

Der Einsatz von internen Ressourcen wurde von Anfang an entsprechend vorgesehen und in der Geschäftsleitung kommuniziert. Trotzdem kam es immer wieder vor, dass wir Aufgaben aus dem Tagesgeschäft oder für Sitzungen vorziehen mussten. Dadurch kam es verschiedentlich zu verzögerten Lieferergebnissen aus den Abteilungen. Auch waren teilweise die Schnittstellen zu den Umsystemen in den Dokumenten schwierig zu implementieren. Dabei konnten wir jedoch voll auf die Unterstützung unseres Partners Talus zählen.

Wo sehen Sie die zentralen Vorteile der Lösung OneOffixx?

Die Suche nach den aktuellen Vorlagen entfällt und jede Anpassung kann zentral vorgenommen werden und ist nach der Synchronisierung für alle Benutzer sofort verfügbar. Dadurch können wir auch ein einheitliches Auftreten der Gemeinde nach aussen sicherstellen, durch ein CI/CD, welches wir mit OneOffixx managen können.

Wie haben Sie Talus als Integrationspartner in der Zusammenarbeit erlebt?

Wie in den anderen Projekten auch, als zuverlässigen und kompetenten Partner, der uns in den nötigen Entscheidungen mit dem notwendigen Fachwissen unterstützte.

Welche Ausbaupläne stehen in Biberist im Bereich Vorlagenmanagement an?

Aufgrund einer Nutzungsvereinbarung, die mit anderen Sozialregionen gekoppelt ist, konnte die Schnittstelle von OneOffixx zu einer Applikation im Bereich Soziale Dienste noch nicht realisiert werden. Dies möchten wir sobald wie möglich nachholen, sodass schlussendlich sämtliche Vorlagen bei uns in OneOffixx aufgesetzt sind. Zudem gibt es immer wieder Rückmeldungen aus den Fachbereichen, welche noch ein paar Feinjustierungen bedingen.

Möchten Sie mehr über OneOffixx erfahren?

Beitrag teilen

Das könnte Sie auch interessieren

Hinweis zur Verwendung von Cookies. Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in unseren Datenschutzinformationen.