Gemeinde Steffisburg managt ihre Vorlagen mit OneOffixx
Was genau ist ein Vorlagenmanagement? Mit einem Vorlagenmanagement erstellen Sie einfach und zeitsparend
verschiedene Dokumente, wie z.B. Briefe, Präsentationen, Dokumentationen oder auch E-Mail-Signaturen, zentral und vor allem mit der Corporate Identity Ihrer Organisation übereinstimmend. Öffentliche Verwaltungen stellen viele standardisierte Dokumente wie z.B. Aufforderungen zur Ummeldung oder diverse Bewilligungen aus. Mitarbeitende gewinnen dank eines Vorlagenmanagements reichlich Zeit, indem sie nur noch einzelne Felder ausfüllen müssen, da viele Daten über die Schnittstelle zu Programmen wie innosolvcity oder CMI gezogen werden. Die Gemeinde Steffisburg erzählte uns, was sie dazu bewogen hat, ihre Vorlagen zukünftig mit OneOffixx zu managen.
«OneOffixx verfügt über alle von uns benötigten Schnittstellen zu CMI, innosolvcity und Klib»
Markus Kofmehl, Stv. Bereichsleiter Informatik Gemeinde Steffisburg
Herr Kofmehl, Sie haben den Entscheid, eine Veränderung in Ihrem Vorlagenmanagement vorzunehmen, gut abgewogen. Was hat Sie schliesslich dazu veranlasst, die Softwarelösung doch zu wechseln?
Bei der letzten Microsoft-Office-Umstellung im Jahr 2018 gab es mit der vorherigen Lösung gravierende Probleme bei der Übernahme der vorhandenen Vorlagen, woraus ein grosser personeller sowie finanzieller Aufwand entstand, da alle Vorlagen neu erstellt werden mussten. Des Weiteren traten mit der vorherigen Lösung vermehrt Installations- und Softwarefehler auf verschiedenen Endgeräten auf, was bei den betroffenen Arbeitsplätzen bzw. dem betroffenen Verwaltungspersonal für Arbeitsunterbrüche und Frustration sorgte. Dadurch entstand auch ein erhöhter Supportaufwand für das Team des Bereichs Informatik. Die vorherige Lösung ist bereits seit zwölf Jahren bei uns im Einsatz und wurde seither nicht weiterentwickelt, dies war ein weiterer Grund dafür, eine Veränderung vorzunehmen.
Wie bewährt sich OneOffixx bezüglich Integration in Ihrer Systemlandschaft? Was sind Ihre ersten Erfahrungen mit OneOffixx?
OneOffixx verfügt über alle von uns benötigten Schnittstellen zu CMI, innosolvcity und Klib. Aufgrund der Integration mit dem Active Directory können die Benutzer und Gruppen ins OneOffixx übernommen werden. Dies ist ein grosser Vorteil, da somit die Berechtigungen über diese Gruppen geregelt werden können. Da
wir noch in der Pilotphase sind, konnten noch nicht viele Erfahrungen gesammelt werden. Bisher läuft die Software jedoch stabil und zuverlässig.
Was hat sich gegenüber der vorigen Lösung in der Nutzung verändert?
Die Geschwindigkeit hat sich gegenüber der vorherigen Lösung positiv verändert.
Vielen Dank, Markus Kofmehl, für Ihre Einschätzungen
zur laufenden Produkteinführung von OneOffixx bei der
Gemeinde Steffisburg.
