Bei der Auswahl einer IT-Lösung für Städte & Gemeinden gibt es viele Anforderungen, welche zu beachten sind. Eine öffentliche Verwaltung erfasst ja schliesslich nicht den ganzen Tag lang nur Zu- und Wegzüge von Einwohnenden, wie das wahrscheinlich ein Laie denken könnte. In einer grösseren Stadtverwaltung arbeiten verschiedene Abteilungen, wie die Einwohnerkontrolle, die Finanzabteilung, Bauabteilung, oder z.B. auch eine Sozialabteilung. Bei einer kleineren Gemeinde sind es vielleicht gerade einmal fünf Personen, welche sich um all diese Aufgaben kümmern. Vom früheren reinen "Verwalter von Daten oder Finanzen" sind Städte & Gemeinden heute vor allem auch "Service- und Dienstleister". Die Arbeitsvorgänge der Angestellten einer Verwaltung sind deswegen vermehrt prozessorientiert. Die IT-Lösung soll nebst dem Erfassen von Personendaten, auch in der Lage sein, nachvollziehbar aufzuzeigen, wer die Daten erfasst, geändert oder sich darüber eine Auskunft eingeholt hat. Sie sehen, es werden komplexe Softwareunterstützungen benötigt, welche nicht nur die Funktionalität von heute beinhalten müssen, sondern auch nachhaltig für die Zukunft verwendet werden können.

Eine komplexe Angelegenheit also, hier eine richtige Entscheidung zu treffen, nicht?

Die Frage, wie man dieser Komplexität in Sachen IT gerecht wird, haben sich mit Sicherheit bereits viele Städte & Gemeinden gefragt. Der Begriff «Best of Breed» steht für die Philosophie, aus jedem Anwendungsbereich die beste Lösung herauszusuchen, statt auf einen Hersteller zu setzen. Die Vorteile dieser Strategie sind klar: Flexibilität und die bessere Abdeckung individueller Bedürfnisse. Sie wissen schon was jetzt kommt - natürlich sind mit dieser Strategie auch einige Nachteile verbunden, denn mehrere Hersteller heisst auch, mehrere Ansprechpersonen bezüglich Support. Auch ein grösserer Aufwand für die Umsetzung oder die Sicherstellung der Schnittstellen zwischen den einzelnen Softwarelösungen gehören unter anderem dazu.

Genau hier kommen wir von Talus nun ins Spiel. Wir bieten das Beste von allem und das aus einem Haus. Talus arbeitet mit diversen Herstellern von Software für Städte & Gemeinden zusammen und stellt somit sicher, dass unsere Kunden die passenden Lösungen erhalten. Von der Integration, über die Migration der Daten, bis zum Support - alles kommt aus einem Haus. Eigentlich so simpel, oder?

Wie von dieser Strategie profitiert werden kann, sagt uns die Gemeinde Erlach im Kanton Bern. Im Dezember 2020 durfte Talus das Projekt «IT-Gesamtlösung für Erlach» nach rund 2 Jahren Umsetzung und 900 erbrachten Dienstleistungsstunden abschliessen. Die Gemeinde hat rund 1'400 Einwohnende und doch sind die Aufgaben vielfältiger als im Normalfall. Der Bootshafen und der ansässige Campingplatz am schönen Bielersee gelegen, sowie die Regionalen Sozialdienste fallen ebenso in den Verantwortungsbereich der Verwaltung. Julian Ruefer (nachfolgend JR), Gemeindeschreiber und Daniela Binggeli (nachfolgend DB), Finanzverwalterin von Erlach geben ein Fazit:

Welche Rückmeldung können Sie zum Bereich Einwohnerkontrolle an Ihre Berufskollegen weiter geben?

JR: «Unsere Einwohnerkontrolle (EWK) ist jetzt auf dem aktuellen Stand und bereinigt. Die Datenbereinigung und das Scannen aller Papierunterlagen waren sehr aufwendig, aber haben sich im Endeffekt wirklich gelohnt. Die neue Software ist viel einfacher und mehr Prozesse sind automatisiert, oder die Lösung unterstützt uns. Alle EWK Unterlagen (CH und Ausländer) sind nun im System hinterlegt und sofort für jeden Berechtigten im Zugriff»

Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Gebühren gemacht?

DB: «Es war ein riesen «Chrampf». Wir hatten in der alten Lösung so ein durcheinander. Da wir so viele verschiedene Aufgaben haben, wie z.B. Fakturierung der Bootsplätze mit dem dazu gehörenden Stromverbrauch, haben wir auch viele Spezialitäten. Der Aufwand hat sich aber jetzt schon ausgezahlt. Jetzt können wir alle Rechnungen über ein System (innosolvcity / innosolvenergy) in Rechnung stellen, haben einen zentralen Debitoren und es gibt keine Word Rechnungen mehr. Auch die Anbindung ans GWR (Gebäude- und Wohnungsregister) schätzen wir sehr. Früher benötigten wir für einen Faktura-Lauf einen halben Tag. Mit den neuen Anwendungen ist das in 5 Minuten erledigt. Die Abläufe sind einfacher und schneller, ein echter Gewinn.»

Frau Binggeli, Sie haben auch den ganzen Bereich Finanzen neu aufgebaut, also die Fibu HRM2, Kreditoren, Lohn und Anlagen. Wie sieht es in diesem Bereich aus?

DB: «Mit der Abacus F&R Lösung haben wir endlich eine richtige Buchhaltung. Jetzt haben wir alle Belege digital im System verfügbar. Die Abacus Belegarchivierung ermöglicht, dass wir alle Belege online haben, somit ist das Scannen der Rechnungen hoch automatisiert. Auch im Bereich Abacus Lohn haben wir jetzt alle Unterlagen im eDossier für jeden Mitarbeitenden. Von so einer Lösung habe ich schon lange geträumt.»

Abgesehen von der sehr umfangreichen Software-Umstellung und Neueinführung wurde die IT Infrastruktur vor Ort und gleichzeitig das Outsoucring aller Daten und Programme ins Rechenzentrum RIO realisiert. Welche Erfahrungen haben Sie in diesem Bereich gemacht?

JR: «Eine sehr gute Umstellung. Wirklich gute Leute. Die Programme funktionieren schnell und stabil. Wir haben jetzt keine Unterbrüche mehr wie bei der vorhergehenden Lösung.»

Wie haben Sie die Begleitung und Unterstützung während der ganzen Realisierungsphase erfahren?

JR: «Die Betreuung war so wie man es sich wünscht, auch wenn mal etwas nicht so läuft wie man es sich vorstellt, es wird sofort reagiert. Der Service-Desk funktioniert auch sehr gut. Eine Tarifanpassung ist jetzt innerhalb von 24h erledigt. Das erfüllt unsere Anforderungen.»

Die IT-Gesamtlösung von Erlach beinhaltet folgende Anwendungen:

• Einwohnerkontrolle (innosolvcity) & ein individuell entwickeltes Fakturierungsprogramm (Abacus)
  
• Die elektronische Geschäftsverwaltung & online-Sitzungsvorbereitung (CMI Lösungsplattform)
  
• Integrierte Zeiterfassung von Abacus
  
• IT-Infrastruktur (Hardware vor Ort)
  
• Auslagerung aller Daten und Anwendungen in eine Private Cloud (Rechenzentrum RIO von Talus)