Der sichere digitale Austausch von Dokumenten

20.11.2017

Mit Citrix ShareFile können Anwender Dateien sicher für andere freigeben und Dateien mit allen Endgeräten synchronisieren.

Benutzer wollen heutzutage Daten jederzeit und von überall mit Endgeräten eigener Wahl aufrufen und untereinander austauschen. Was privat keine grossen Wellen schlägt, birgt im Arbeitsalltag jedoch Gefahren und stellt nicht zu unterschätzende Herausforderungen für die IT dar.

Um den unkontrollierten Datenaustausch mit privaten Cloud-Services zu unterbinden, empfiehlt es sich, den Mitarbeitenden eine Anwendung für den sicheren Datenaustausch anzubieten, welche die Anforderungen besser erfüllt als Lösungen aus dem Privatbereich.

ShareFile Plugin
ShareFile Plugin
Citrix Desktop mit integriertem Outlook ShareFile Plugin. Daten direkt aus Outlook senden oder anfordern
ShareFile auf verschiedenen Endgeräten
ShareFile auf verschiedenen Endgeräten

Citrix ShareFile

ShareFile ist eine zuverlässige und sichere Cloud-Lösung zum Speichern und Teilen von betrieblichen oder auch persönlichen Daten. Anders als bei Dropbox und Co. werden die Daten in unserem hauseigenen Rechenzentrum RIO in Wiler bei Seedorf gespeichert.

Das Rechenzentrum RIO entspricht den schweizerischen Datenschutzstandards und verfügt zudem über die Gütesiegel SQS GoodPriv@cy und ISO 27001.

GoodPrivacy
GoodPrivacy
ISO 27001
ISO 27001

Die Vorteile von Citrix ShareFile im Überblick

  • Vollständige Übersicht über Sicherheit und Kontrolle durch Ihre IT
  • Flexible Speicheroptionen für Daten-Compliance und die Performance
  • Integration in eine bestehende Infrastruktur
  • Dateien synchronisieren und speichern – mit allen Endgeräten: Mobilgeräten, Tablets, Laptops und Desktop-Computern
  • Dateien sicher und unkompliziert freigeben – für alle Anwender, ob intern oder extern
  • Integrieren von ShareFile in Workflow-Tools wie z. B. Microsoft Outlook®
  • Bietet intuitiven Benutzerkomfort für eine schnelle und leichte Akzeptanz durch Endbenutzer
  • Unterstützt Arbeitsplätze der nächsten Generation mit Workflows für Dokumente und mit verbesserten Tools für die Zusammenarbeit
  • Unterstützt das Senden von umfangreichen Dateien mit einer Grösse von mehreren Gigabyte
  • Die Daten sind sicher im Rechenzentrum RIO in Wiler bei Seedorf gespeichert

Auch Kunden der Talus Informatik AG stehen den genannten Herausforderungen gegenüber, und daher setzen die Gemeinden Biberist und Riggisberg seit einigen Monaten auf ShareFile für den sicheren digitalen Austausch ihrer Daten.

Wir durften einige Fragen an die Projektverantwortlichen stellen.

Interview mit Karin Lüthi, Gemeindeschreiberin der Gemeinde Riggisberg

Karin Lüthi der Gemeinde Riggisberg
Karin Lüthi der Gemeinde Riggisberg

Die Gemeinde Riggisberg hat sich für die Einführung von ShareFile entschieden. Wieso hatten Sie Bedarf für die Einführung eines Cloud-Speichers? Wozu nutzen Sie ShareFile?

Es geht hauptsächlich um den sicheren Datenaustausch. Als Beispiel: Ein Gemeinderatsmitglied erhält von mir den Entwurf eines Antrages zuhanden des Gemeinderates. Das Mitglied bringt seine Änderungsvorschläge, Ergänzungen oder Fragen direkt im Dokument an und schickt es mir wieder zurück. Je nach Geschäft ist dieses Hin und Her per E-Mail datenschutzmässig nicht optimal. Ganz nebenbei können wir mit ShareFile nun auch grössere Datenmengen problemlos austauschen.

Wie ist die Akzeptanz bei den Anwendern?

Die Akzeptanz ist sehr hoch, da die Anwendung z.B. für unsere Behördenmitglieder sehr einfach ist.

Welches sind die spürbaren Vorteile seit der Einführung von ShareFile?

Wir sind sicher, dass wir die Datenschutzgesetzgebung einhalten, und können auch grössere Datenmengen online weitergeben. Früher haben wir aus Sicherheitsgründen vieles per Post verschickt (Kuvert anschreiben, frankieren, auf die Post bringen …). Heute können wir die Datei im ShareFile-Ordner abspeichern – und schon wissen die zugewiesenen Nutzer und Nutzerinnen, dass ein neues Dokument zur Verfügung steht. Sie können dieses herunterladen und bearbeiten. Im oben genannten Beispiel mit dem Gemeinderatsmitglied ist es zudem ein Vorteil, dass wir gemeinsam am gleichen Dokument arbeiten und am Schluss nicht mehrere Versionen vorhanden sind.

Können Sie die Lösung anderen Organisationen Empfehlen, wenn ja, wieso?

Ja, wir können ShareFile empfehlen. Es ermöglicht einen sicheren, schnellen und einfachen Datenaustausch.

Interview mit Andreas Schöffler, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Riggisberg

Karin Lüthi der Gemeinde Riggisberg
Karin Lüthi der Gemeinde Riggisberg

Herr Schöffler, was hat die Gemeinde Biberist dazu bewogen, ShareFile einzuführen?

Wir suchten nach einer Möglichkeit, Fotos welche mit Smartphones zu Dokumentationszwecken aufgenommen wurden, standortunabhängig in unserer Dateiablage abzuspeichern. Zudem wollten wir nicht, dass unsere Mitarbeitenden externe Speichermedien wie USB-Sticks, Kameras oder Smartphones mit ihrem PC verbinden und auf diesem Weg Schadsoftware in unser Netzwerk gelangen kann. Auch bei der Zusammenarbeit mit externen Stellen konnten wir feststellen, dass der Austausch von Informationen zunehmend ein Bedürfnis von allen Mitarbeitenden ist. Räte, Kommissionen, aber auch bei der Zusammenarbeit in Projekten mit unseren Partnern sollten die Informationen von überall aus zur Verfügung stehen. Die Datenhaltung sollte aber in der Schweiz sein und auch der Zugriff darauf sollte so gut wie möglich abgesichert werden. Daher lag es nahe, bei unserem Betreiber des Rechenzentrums nachzufragen, welche Lösung er dafür anbietet. Die Antwort lieferte uns Talus mit Citrix ShareFile.

Was waren aus Ihrer Sicht die Herausforderungen bei der Einführung?

Einerseits mussten wir zuerst die Funktionalitäten von ShareFile testen (technisch) und andererseits entscheiden, wie wir mit grossen Datenmengen umgehen. ShareFile ist nicht als Ablagesystem gedacht, sondern als temporäre Austauschplattform von Informationen und stellt aus diesem Grund im Standard relativ wenig Speicherplatz pro Benutzer zur Verfügung. In einem Governanceplan mussten wir zuerst bestimmen, wie wir mit Daten und Informationen umgehen wollen. Unter anderem ist dokumentiert, welche Informationen in welchen Systemen verarbeitet, gespeichert und ausgetauscht werden. Hier wurden wir (einmal mehr) vor die Herausforderung gestellt, unsere Arbeitsprozesse zu prüfen und anzupassen.

Welches ist Ihrer Meinung nach der grösste Nutzen für Ihre Organisation seit der Einführung?

Ganz klar die Transformation, also der Weg von der Idee bis zur Einführung. Die organisatorischen Abläufe mussten zuerst analysiert und wo notwendig angepasst werden. Das Ziel ist, administrative Aufwände zu reduzieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Qualität zu steigern, und davon profitiert die ganze Organisation. Beispielsweise können Mitarbeitende im Werkhof von unterwegs einen Schaden dokumentieren und das Foto via ShareFile App direkt hochladen, sodass die Mitarbeitenden in der Bauverwaltung sofort darauf Zugriff haben und den Fall weiterbearbeiten können. Auch ist es möglich, in einem Secure Hub einen sicheren Bereich auf jedem Smartphone zu bilden, sodass private und geschäftliche Daten jederzeit getrennt voneinander gespeichert sind und im Notfall der Zugriff auf geschäftliche Daten entzogen werden kann.

Können Sie die Lösung anderen Organisationen Empfehlen, wenn ja, wieso?

Aufgrund der vorgängig genannten Beispiele erübrigt sich die Frage, ob wir ShareFile empfehlen können oder nicht. Für uns ist dies eine der besten Lösungen, welche wir jemals evaluiert haben, und wir möchten sie auch nicht mehr missen.