5.8 Mobile Sitzungsvorbereitung

Gremien- und Kommissionsmitglieder eine mobile Sitzungsvorbereitung bieten

Die Sitzungsvorbereitung mit dem Mobile Client unterstützt die Gremien- und Kommissionsmitglieder bei der Planung und Organisation einer Sitzung. Sämtliche Unterlagen der nächsten und vergangenen Sitzungen sind jederzeit und überall verfügbar und können für die persönliche Vorbereitung eingesehen werden. Dank der Offline-Funktion ist es möglich, die Unterlagen ohne aktive Internetverbindung immer griffbereit zu haben.

Für die papierlose Sitzungsvorbereitung steht für das Gremiumsmitglied sowie seinen Mitarbeitern die Möglichkeit zur Verfügung, persönliche Dokumente pro Traktandum zu hinterlegen, zu annotieren und mit anderen Gremiumsmitgliedern zu teilen. Ergänzt mit den eigenen Notizen, die ebenfalls mit weiteren Gremiumsmitgliedern geteilt werden können, erhalten die Sitzungsteilnehmer eine Kollaborationsplattform für die effiziente Vorbereitung und Kommunikation.

Die Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion erlaubt eine noch effizientere Sitzungsdurchführung, da die Sitzungsteilnehmer bereits im Vorfeld Ihre Wortbegehren äussern können. Dies ermöglicht dem Sitzungsleiter, die einzelnen Informationen und Voten vor der effektiven Sitzung zu kennen und diese gezielt einzuplanen.

Die Veröffentlichung und Freigabe der Sitzung und deren Unterlagen erfolgt per Knopfdruck, welche umgehend elektronisch zur Verfügung stehen. Neben der Zeitersparnis für die physische Vervielfältigung der Dokumente werden auch Druck- und Papierkosten reduziert.

Das Berechtigungssystem wird von CMI AXIOMA übernommen. Die Sicherheit der Daten wird mit einer Verschlüsselung sowie persönlichen Identifikation garantiert.

Die Sitzungsvorbereitung kann als Weblösung mit allen gängigen Browsern sowie als App aus den Stores von Google (Android), Apple (iOS) und Microsoft bezogen werden. Da alle angebotenen Technologien gleichzeitig genutzt werden können, ist absolute Flexibilität beim Kaufentscheid der Lösung gewährleistet.

Die Highlights der mobilen Sitzungsvorbereitung

    • Offline Funktion aller Sitzungsunterlagen (Metadaten und Dokumente) in der App-Version
    • Persönliche Dokumente und Notizen hinterlegen, annotieren und teilen
    • Wortbegehrens- und Zustimmungsfunktion
    • Persönliche Notizfunktion pro Traktandum inkl. Freigabe unter Gremiumsmitgliedern
    • 1-Klick Veröffentlichung einer Sitzung mit allen Unterlagen (inkl. automatischer PDF-Konvertierung)
    • Diverse Authentifizierungs- und IAM Integrationen für höchste Sicherheitsansprüche
    • Volltextsuche

Weitere Module

5.1 Allgemeine Geschäftsverwaltung

5.2 Protokollverwaltung

5.3 Behördenverzeichnis

5.4 Sitzungsgeldabrechnung

5.5 Beschaffungswesen

5.6 Bestattungswesen und Friedhofsverwaltung (Tomba)

5.7 Vertragsverwaltung

5.8 Mobile Sitzungsvorbereitung

5.9 Dossierbrowser