1.11 Kreditorenbuchhaltung

Mit der ABACUS Kreditorensoftware wird die effiziente Erfassung von Lieferantenfakturen und die optimale Bewirtschaftung der Kreditorenbestände optimal unterstützt.

Von Menschen und Werkzeugen

Wer erfolgreich arbeiten will, braucht das richtige Werkzeug: Im Idealfall liegt es gut in der Hand und wird darum gerne benutzt. Es ist pflegeleicht und problemlos zu bedienen. Und weil es über Spezialfunktionen verfügt, ist es äusserst vielseitig einsetzbar.

Der Weg zur besseren Lösung

Software-Entwickler bei ABACUS verstehen sich als Werkzeugbauer. Neben Intuition und praxisorientiertem Denken bedingt dies sehr viel Freude an der neuen, anderen und besseren Lösung, aber auch grundlegend neue Denkweisen und den Mut, neue Wege zu gehen.

Das konsequente Resultat

Die ABACUS Kreditorensoftware: Ihre Stärken sind die klare und verständliche Form, die kompromisslose Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Benutzers, die Leistungsfähigkeit und der modulare Aufbau. Eine Software-Lösung, mit der sich erfolgreich Zeit und Kosten sparen lassen und bei der auch die Freude am Arbeiten nicht zu kurz kommt.

Optimaler Einsatz der Geldmittel

Das Ziel jedes Unternehmens muss es sein, die Geldmittel optimal zu verwalten und einzusetzen. Dazu ist eine genaue und effiziente Kontrolle der offenen Lieferantenrechnungen Voraussetzung. Auch sind für Verhandlungen mit Lieferanten die realisierten Umsätze äusserst wichtig. Mit der Kreditorensoftware stehen alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Kreditorenbuchhaltung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software das Management ihrer Lieferantenrechnungen optimieren wollen.

Die ABACUS Kreditorenbuchhaltung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit in vielen unterschiedlichen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Highlight

  • Digitalisierung von Lieferantenrechnungen mit automatischer Zuordnung zur Buchhaltungstransaktion
  • Workflow-unterstützter Visumsprozess mit digitalen Originalbelegen
  • Integration von digitalen Originalrechnungen in Auswertungen, die in Form von PDF zum Beispiel per Mail verschickt werden
  • Direkte Integration in Einkauf und Finanzbuchhaltung resp. Kostenrechnung
  • Freie Belegarten
  • Beliebige Anzahl Zahlungsdispositionen nach diversen Kriterien
  • Gezielter Einsatz von Geldmitteln bei der Zahlungsdisposition
  • Modernste Überweisungsmethoden (Electronic Banking, DTA, EZAG etc.)
  • Effiziente Bewirtschaftung von Lieferantenstammdaten dank Vorschlagswerten und Kopierfunktionen
  • Moderne Schnittstellen, um Belege und Stammdaten mit vorgelagerten Systemen direkt auszutauschen
  • Optimaler Einsatz von Beleglesegeräten
  • Vielfältige Darstellungsformen der offenen Posten, Kontoauszüge und Fälligkeitslisten nach verschiedensten Kriterien
  • Konten- und Kostenstellenvorschläge für flexible Verbuchung in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
  • Journalisierung gemäss Anforderungen der Revision
  • Über 500’000 Kreditorenstämme oder mehr als 1 Million Belege verwaltbar

Lieferantenstammdaten

Alle Lieferanten-spezifischen Informationen und Daten werden für die Kreditorensoftware zentral in einem einzigen Programm verwaltet. Das Lieferanten-Informationssystem liefert dem Anwender aktuelle Zahlen und verbessert die Transparenz über die Lieferantenbeziehungen. 

Belege erfassen

Ein effizientes Erfassen von Belegen wie z.B. Fakturen oder Gutschriften ist durch die ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit und die grosse Leistungsfähigkeit dieses Programmes möglich. Mit ABACUS vi kann die Belegerfassung komplett automatisiert werden, ohne dass der Anwender manuell die Verarbeitung vornehmen muss. Als Folge davon kann in der Kreditorensoftware gänzlich auf Papier verzichtet werden.

Visumskontrolle

Rechnungen müssen von den zuständigen Personen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Mit der Option ”Visumskontrolle” wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Auf digitalisierte Originalbelege kann im Visumsprozess jederzeit zugegriffen und somit gänzlich im innerbetrieblichen Ablauf auf Papier verzichtet werden. Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen in den Ablauf integrieren werden zum Kinderspiel.

Zahlungsprogramme

Die Zahlungsprogramme und insbesondere die automatische Zahlungsdisposition erlaubt die effiziente Bewirtschaftung der Kreditorenüberweisungen. Zahlungs- und Skontofristen werden durch dieses Programm optimal ausgenutzt. Eine beliebige Anzahl von Überweisungen kann in beliebig vielen Läufen verwaltet werden.

Auswertungen

Der Verwaltung der offenen Posten wird grosses Gewicht beigemessen. Mit der Offen-Posten-Liste und der Fälligkeitsliste stehen dafür zwei ideale Instrumente zur Verfügung. Diese Auswertungen verschaffen dem Benutzer sofort einen Überblick über alle fälligen Belege auf einen bestimmten Zeitpunkt.

Electronic Banking

Der elektronische Zahlungsverkehr mit Banken, der Post oder der Verrechnungsstelle der Banken (Telekurs AG) wird in der ABACUS Kreditorensoftware mit dem ABACUS Electronic Banking abgewickelt.

Funktionen

Kreditorenstammdaten

  • Zentraler Adressstamm
  • Kontenvorschläge datumsgesteuert
  • 98 Zahlstellen pro Adresse
  • 98 Zahlungswege pro Lieferant
  • Frei definierbare Klassierung

Belegerfassung

  • Kosten- und Zeitersparnis dank automatisierter Belegerfassung mit Belegleser
  • Provisorische Erfassung von Fakturen für anschliessende Visumskontrolle
  • Beliebige Anzahl von Belegpositionen mit freier Kontierung
  • Direkter Zugriff auf FIBU Konten, Kostenstellen und Kostenträger
  • Zahlungskonditionen pro Beleg
  • Automatische Kursausgleichsbuchungen bei Fremdwährungsbelegen
  • Korrektur- und Stornomöglichkeiten von Belegen
  • Journale nach verschiedensten Kriterien
  • Direkte oder Batch-Verbuchung in FIBU
  • Periodengerechte FIBU Verbuchung
  • Mehrstufiger elektronischer Visumsprozess

Visumskontrolle

  • Digitaler mehrstufiger Visumsprozess
  • Originaldokumente beim Visieren einsehbar
  • E-Mail-Benachrichtigung bei neu zu visierenden Belegen
  • Visumslimite für schnelleren Ablauf
  • Umlaufprotokoll für jeden Beleg

Zahlungsdisposition

  • Automatischer Zahlungsvorschlag aufgrund Zahlungs- und Skontofristen resp. zur Verfügung stehender Mittel auf den Firmenkonten
  • Optimierung der Zahlungsaufträge durch Sammelzahlungen und Einbezug von Gutschriften
  • Rechnungen mit beliebiger Währung bezahlen
  • Mehrere Zahlungsdispositionen gleichzeitig verwalten
  • Manuelle Anpassung des Zahlungsvorschlags
  • Programmgeführter Ablauf der Zahlungsdisposition
  • Saldi der Firmenzahlstellen elektronisch einlesbar
  • Elektronische Übermittlung von Zahlungen, Electronic Banking
  • Auszahlung über DTA, EZAG, Vergütungsauftrag, Checks, Barzahlungen 

Überweisungen

  • Manuelle Erfassung von Einzelzahlungen, Sammelzahlungen, Skonti, Rabatten, Verlusten
  • Automatische Umsatzkorrektur bei Rabatten, Skonti und Verlusten

Auswertungen

  • Lieferanten-Informationssystem mit Vorjahresvergleichen
  • OP-Listen mit oder ohne Einzelpositionen / Gegenleistungen
  • OP-Listen und Fälligkeitslisten auf beliebiges Datum erstellbar
  • Fälligkeitslisten ausführlich oder kumuliert
  • Beliebige Intervalle bei den Fälligkeitslisten
  • Kontoauszüge
  • Frei gestaltbare Layouts
  • Auswertungen in Excel mit AbaVision oder Report Writer AbaView
  • Mehrwertsteuerabrechnung für Vorsteuer

Schnittstelle

  • XML-, ASCII-Schnittstelle und Webservices für Belege und Lieferanten 

Digitale Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung

  • Lieferantenrechnungen nach Erfassung scannen und mittels Barcode direkt der Kreditorenbuchung zuordnen und archivieren
  • Lieferantenrechnungen scannen und als Erfassungsvorlage für Buchungen verwenden
  • Archivierte Lieferantenrechnungen jederzeit abrufbar bei:
    • Visumsprozess
    • Zahlungsdisposition
    • Auswertungen, z.B. OP-Liste - Buchungsmaske 
  • Direkter Zugriff aus Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung auf Lieferantenrechnung

Weitere Module

1.1 Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

1.2 Fakturierung

1.3 Produktionsplanung und -steuerung

1.4 Service- und Vertragsmanagement

1.5 AbaProject Leistungs- und Projektabrechnung

1.6 Flottenmanagement AbaFleet

1.7 E-Business

1.8 CRM (Customer Relationship Management)

1.9 Finanzbuchhaltung

1.10 Debitorenbuchhaltung

1.11 Kreditorenbuchhaltung

1.12 Anlagenbuchhaltung

1.13 Lohnbuchhaltung

1.14 Human Resources

1.15 Electronic Banking

1.16 Archivierung und AbaScan

1.17 Informationsmanagement

1.18 Liegenschaftsbewirtschaftung AbaImmo

1.19 Tools

1.20 AbaCliK

1.21 AbaClocK

1.22 AbaWeb